Proces przetargowy
Proces przetargowy to wieloetapowa droga, której celem jest wybór odpowiedniego partnera do realizacji działań PR. Każdy z etapów wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania tak po stronie Zamawiającego jak i Agencji.
-
Procesy w ramach etapu Przygotowanie przetargu
Przygotowanie przetargu to fundamentalny etap, który pozwala zdefiniować ramy współpracy oraz oczekiwania obu stron. Precyzyjne określenie celów, budżetu i kryteriów oceny jest niezbędne, aby proces przebiegł sprawnie, a jego wyniki były satysfakcjonujące. Ważne, aby na tym etapie zdefiniować potrzeby oraz określić wymagania techniczne, oczekiwania jakościowe i ilościowe oraz ramy czasowe.1. Rzetelna preselekcja to oszczędność czasu
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoAnaliza rynku dostawców i RFI
Zamawiający samodzielnie przeprowadza analizę rynku dostawców usług PR potrzebną do stworzenia listy potencjalnych partnerów (tzw. long list). W tym celu warto skorzystać z listy agencji członkowskich ZFPR dostępnej na naszej stronie. Do wybranych agencji wysyłane jest RFI, którego późniejsza analiza pozwoli przygotować Zamawiającemu short listę.AgencjaInformacja dla agencji.Sprawdzenie możliwości współpracy i wyrażenie zainteresowania
Agencje zainteresowane współpracą uzupełniają RFI zgodnie z otrzymanym wzorem. Dokument ma na celu umożliwić Zamawiającemu wstępną weryfikację kondycji agencji, posiadanego doświadczenia, oferowanych usług i dostępnego zespołu, jak również upewnienia się, czy nie istnieją żadne przeciwwskazania do podjęcia współpracy – np. konflikt interesów.
2. Dobre przygotowanie wymaga czasu i zasobów po obu stronach
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoPrzygotowanie dokumentacji przetargowej
Zamawiający jest odpowiedzialny za stworzenie pełnej dokumentacji przetargowej, która obejmuje zaproszenie do składania ofert, brief/specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz wzór umowy lub istotnych postanowień umowy (IPU). Dokumenty te powinny jasno określać m.in.:- Planowany zakres współpracy (Scope of Work);
- oczekiwania co do doświadczenia Agencji;
- niezbędne oświadczenia potwierdzające stabilną sytuację ekonomiczną Agencji;
- zasady udziału w postępowaniu, w tym terminy poszczególnych etapów.
- obiektywne kryteria oceny ofert.
W przypadku jeśli Zamawiający nie jest w stanie przygotować tych założeń samodzielnie, może zaprosić Agencje do dialogu technicznego.
AgencjaInformacja dla agencji.Opracowanie oferty przetargowej
Agencje przygotowując ofertę przetargową powinny, uwzględnić odpowiedź na wszystkie wymagania określone przez Zamawiającego. Oferta zazwyczaj składa się z części handlowej (wyceny), dokumentów formalnych oraz prezentacji zadania. Materiały powinny być przesłane zgodnie z zasadami i w formie określonych w SIWZ oraz podpisane przez upoważnioną do reprezentacji Agencji osobę.
3. Bezpieczeństwo przede wszystkim
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Podpisanie Non Disclosure Agreement
Zanim Zamawiający prześle wybranym agencjom szczegółowy brief/SIWZ, podpisuje z nimi umowę o zachowaniu poufności (NDA). Taki krok zapewnia, że wszystkie udostępnione w procesie przetargowym informacje pozostaną poufne i nie będą mogły być ujawnione osobom trzecim. Ważne, aby NDA był dwustronny, a kary umowne rozsądne, nieprzekraczające wysokości wartości projektu. NDA powinien być podpisany przez uprawnionych przedstawicieli obu strony procesu, także przez Zamawiającego.
AgencjaInformacja dla agencji.Podpisanie Non Disclosure Agreement
Zanim Zamawiający prześle wybranym agencjom szczegółowy brief/SIWZ, podpisuje z nimi umowę o zachowaniu poufności (NDA). Taki krok zapewnia, że wszystkie udostępnione w procesie przetargowym informacje pozostaną poufne i nie będą mogły być ujawnione osobom trzecim. Ważne, aby NDA był dwustronny, a kary umowne rozsądne, nieprzekraczające wysokości wartości projektu. NDA powinien być podpisany przez uprawnionych przedstawicieli obu strony procesu, także przez Zamawiającego.
4. Transparentność buduje zaufanie
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoOkreślenie celów, budżetu i harmonogramu
Zamawiający przesyła brief/SIWZ do Agencji, które podpisały NDA. Zamawiający powinien jasno sprecyzować cele biznesowe i komunikacyjne, które chce osiągnąć dzięki współpracy z Agencją PR. Kluczowe jest również określenie budżetu, który będzie przeznaczony na realizację projektu i/lub dokładnego zakresu działań i planowanych do osiągnięcia KPI. Do przetargu zaproszone są określone Agencje, np. wybrane w etapie preselekcji na podstawie RFI (warto poinformować, jaki był klucz doboru Agencji).AgencjaInformacja dla agencji.Analiza wymagań i zaplanowanie pracy
Agencja powinna dokładnie przeanalizować dokumentację przetargową, aby w pełni zrozumieć oczekiwania Zamawiającego oraz zweryfikować czy posiada wszystkie niezbędne załączniki. Na tej podstawie należy ocenić, czy agencja spełnia niezbędne wymagania formalne określone w przetargu. Jeśli tak, może zacząć planować czas pracy nad prezentacją oraz zabezpieczyć zespół i środki, które będą potrzebne do przygotowania oferty i realizacji potencjalnej współpracy zgodnie z wymaganiami. -
Procesy w ramach etapu Proces przetargowy
Proces przetargowy to moment, w którym Agencje PR przygotowują oferty dopasowane do założeń projektu w oparciu o informacje, jakie pozyskały od Zamawiającego. Transparentność i rzetelna komunikacja na tym etapie są kluczowe dla zapewnienia sprawiedliwej konkurencji. Zamawiający powinni zadbać o to, aby każdy z oferentów miał dostęp do tych samych informacji oraz możliwość zadania pytań podczas debriefingu. Ważne jest, aby proces oceny ofert był oparty na obiektywnych kryteriach, a ocena była przeprowadzana w sposób rzetelny, z udziałem wszystkich członków komisji przetargowej.1. Czy podawać do publicznej informacji?
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Publikacja ogłoszenia
W przypadku jeśli przetarg ma charakter publiczny (reguluje go ustawa PZP) Zamawiający powinien opublikować ogłoszenie o przetargu na odpowiednich platformach oraz zapewnić wszystkim zaproszonym lub zainteresowanym Agencjom dostęp do pełnej dokumentacji. Ważne jest, aby proces był przejrzysty i zapewniał równe szanse wszystkim uczestnikom. Jeśli przetarg realizowany jest przez firmę komercyjną, jego publikacja jest opcjonalna lub wynika z wewnętrznych regulacji.
AgencjaInformacja dla agencji.Wyszukiwanie postępowań przetargowych
W przypadku otwartych przetargów publicznych, informacje o aktualnych postępowaniach dostępne są na dedykowanych do tego platformach przetargowych. Informacji można szukać w:
- Biuletyn Informacji Publicznej – w przypadku postępowań krajowych.
- TED: tenders electronic daily – w przypadku postępowań unijnych.
2. Zadbajmy o precyzję i jednoznaczność
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Debriefing
Zorganizuj spotkania (online lub offline), podczas których Agencje mogą zadawać pytania dotyczące briefu/SIWZ, procesu oceny ofert lub innych aspektów przetargu. To doskonała okazja, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, że wszystkie Agencje mają pełne zrozumienie co do wymagań. Zadbaj, aby odpowiedzi na wszelkie pytania były jasno i szczegółowo udzielone wszystkim Agencjom, możesz je także udostępnić w formie pisemnej.
AgencjaInformacja dla agencji.Zadawanie pytań
Agencja powinna aktywnie uczestniczyć w sesji debriefingowej, zadając pytania i wyjaśniając wszelkie wątpliwości dotyczące dokumentacji przetargowej. Dokładne zrozumienie oczekiwań Zamawiającego jest kluczowe do przygotowania oferty, która w pełni odpowiada na potrzeby projektu. Warto wyjaśnić wszelkie wątpliwości i potencjalne dwuznaczności.
3. Zapewnijmy naszą dostępność podczas procesu
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Dwustronna komunikacja
W trakcie przygotowywania przez Agencje ofert mogą pojawiać się dodatkowe wątpliwości związane z interpretacją dokumentów przetargowych. Warto więc umożliwić zadawanie pytań także po debriefingu,
w szczególności, że mogą one dotyczyć ewentualnych nieścisłości lub błędów w briefie i wymagać korekty ze strony Zamawiającego. Ważne, aby zasady i sposób komunikacji w trakcie procesu przetargowego zostały jasno określone i były takie same dla wszystkich uczestników (np. wyłącznie komunikacja mailowa).
W przypadku, jeśli okaże się, że doszło do pomyłki i konieczna jest zmiana jakiegoś elementu briefu, wówczas wszystkie biorące udział w przetargu Agencje powinny zostać o tym poinformowane, zaś termin składania ofert ewentualnie przedłużony, tak aby umożliwiał agencjom uwzględnienie nowych informacji w ofercie.AgencjaInformacja dla agencji.Dwustronna komunikacja
W trakcie przygotowywania przez Agencje ofert mogą pojawiać się dodatkowe wątpliwości związane z interpretacją dokumentów przetargowych. Warto więc umożliwić zadawanie pytań także po debriefingu,
w szczególności, że mogą one dotyczyć ewentualnych nieścisłości lub błędów w briefie i wymagać korekty ze strony Zamawiającego. Ważne, aby zasady i sposób komunikacji w trakcie procesu przetargowego zostały jasno określone i były takie same dla wszystkich uczestników (np. wyłącznie komunikacja mailowa).
W przypadku, jeśli okaże się, że doszło do pomyłki i konieczna jest zmiana jakiegoś elementu briefu, wówczas wszystkie biorące udział w przetargu Agencje powinny zostać o tym poinformowane, zaś termin składania ofert ewentualnie przedłużony, tak aby umożliwiał agencjom uwzględnienie nowych informacji w ofercie.4. Wcześniejsza weryfikacja kierunków kreatywnych
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Zorganizuj Tissue meeting
W przypadku jeśli w ramach postępowania przetargowego zależy Ci także na rozwiązaniach kreatywnych rozważ organizację Tissue meetings przed ostatecznym terminem składania ofert. Jest to nieformalne i nieobowiązkowe spotkanie dla Agencji, podczas którego mogą one zaprezentować wstępne kierunki kreatywne i zapytać o Twoją opinię. Dzięki temu w ostatecznej ofercie Agencje mogą uwzględnić wyłącznie najlepsze i dopracowane propozycje, nie tracąc czasu i środków na pomysły, które nie zyskały Twojej przychylności.
AgencjaInformacja dla agencji.Sprawdź swoje pomysły
Jeśli Zamawiający umożliwia udział w tissue meeting – skorzystaj z tej okazji. Podczas spotkania możesz sprawdzić kilka konceptów kreatywnych i zobaczyć, które z nich najbardziej spodobają się Klientowi. Dzięki temu przygotowując ostateczną ofertę, skoncentrujesz się tylko na dopracowaniu pozytywnie ocenionych pomysłach, nie tracąc czasu i środków na rozwiązania, które z jakiegoś powodu nie spodobały się Zamawiającemu. Spotkania tissue meeting odbywają się przed terminem składania ofert, co znaczy, że musisz zaplanować pracę tak, aby mieć wstępne pomysły opracowane wcześniej.
5. Prezentacja ofert i rzetelna ocena
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoOcena ofert
Zamawiający dokonuje rzetelnej oceny wszystkich złożonych ofert, analizując je pod kątem zgodności z briefem/SIWZ oraz przyjętymi kryteriami oceny. Ważne jest, aby ocena była obiektywna i uwzględniała zarówno merytoryczne, jak i finansowe aspekty ofert. Warto aby komisja przetargowa oceniająca prezentacje składała się z kilku osób, w tym odpowiedzialnych za prowadzenie tej współpracy w przyszłości.
AgencjaInformacja dla agencji.Prezentacja oferty
Agencja przystępuje do prezentacji swojej oferty przed komisją przetargową. Ważne jest, aby prezentacja była spójna, przekonująca i pokazywała wartość, jaką Agencja wniesie do projektu. Przygotuj się na pytania komisji i bądź gotowy do omówienia wszystkich najważniejszych aspektów oferty. Zadbaj, aby w spotkaniu uczestniczyły osoby odpowiedzialne za tę współpracę w przyszłości.
-
Procesy w ramach etapu Wybór agencji
Wybór odpowiedniej Agencji PR to strategiczna decyzja, która powinna opierać się na dokładnej analizie ofert oraz wzajemnym zrozumieniu oczekiwań i możliwości. Kluczowe jest, aby proces ten był przejrzysty i zakończył się merytorycznym feedbackiem dla wszystkich uczestników. Każda Agencja, niezależnie od wyniku, powinna otrzymać informacje zwrotne, które pomogą jej zrozumieć mocne i słabe strony swojej oferty. Ponadto Zamawiający powinni rozważyć prowadzenie negocjacji z wybraną Agencją w sposób otwarty i partnerski, aby zapewnić optymalne warunki współpracy.1. Merytoryczny feedback rozwija branżę
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Informacja o wynikach przetargu
Zamawiający jest zobowiązany poinformować wszystkie Agencje, które wzięły udział w przetargu, o wyniku jaki uzyskały. Ważne jest, aby przekazać jasne i merytoryczne uzasadnienie decyzji tak w przypadku zwycięskiej jak i niewybranych ofert, wskazując zarówno na mocne, jak i słabe strony. O tym, która agencja zwyciężyła w przetargu lepiej oficjalnie poinformować już po podpisaniu umowy, gdy warunki zostały przez obie strony ostatecznie potwierdzone.
AgencjaInformacja dla agencji.Feedback i negocjacje
Agencja, której oferta została wybrana, może przystąpić do negocjacji warunków umowy, mając na uwadze cele i wymagania klienta. W przypadku przegranej warto skorzystać z uzyskanego feedbacku, aby poprawić przyszłe oferty i zwiększyć szanse na sukces w kolejnych przetargach. Jeśli z jakiegoś powodu Agencja nie otrzymała informacji zwrotnej od Klienta, poproś o nią.
2. Sprawiedliwa wycena i dobre wdrożenie to inwestycja w jakościową współpracę
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Negocjacje i finalizacja umowy
Po wyłonieniu zwycięskiej Agencji Zamawiający może przystąpić do negocjacji warunków umowy, doprecyzowując szczegóły współpracy, harmonogram działań oraz warunki płatności. Pamiętaj jednak, że diametralna zmiana zakresu lub warunków współpracy wobec pierwotnie planowanych mogą prowadzić do obniżenia jakości usług albo sprawić, że Agencja zrezygnuje z kontraktu.AgencjaInformacja dla agencji.Przygotowanie do wdrożenia projektu
Po zaakceptowaniu umowy Agencja przygotowuje szczegółowy plan wdrożenia projektu, obejmujący harmonogram, alokację zasobów oraz szczegółowe wytyczne dotyczące realizacji działań.
-
Procesy w ramach etapu Rozpoczęcie współpracy
Po wyborze Agencji, istotne jest skuteczne wdrożenie projektu. Rekomenduje się, aby na etapie rozpoczęcia współpracy Zamawiający i Agencja ustalili szczegółowy harmonogram działań oraz jasno określili zasady komunikacji i akceptacji materiałów. Regularne spotkania i raportowanie postępów są niezbędne, aby móc monitorować realizację projektu i wprowadzać ewentualne korekty. Zaufanie i otwarty dialog między stronami to fundamenty, które zapewniają efektywne wdrożenie i realizację zaplanowanych działań PR.1. Partnerskie podejście napędza efektywność działań
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Zarządzanie współpracą
Zamawiający powinien ustalić harmonogram działań i zapewnić swoją dostępność i regularną komunikację z Agencją. Ważne jest monitorowanie postępów i wprowadzanie ewentualnych korekt na bieżąco, aby projekt realizowany był zgodnie z założeniami.
AgencjaInformacja dla agencji.Realizacja projektu
Agencja przystępuje do realizacji projektu zgodnie z ustalonym harmonogramem i wytycznymi Zamawiającego. Bardzo ważne jest, aby wszystkie zadania były realizowane terminowo i zgodnie z oczekiwaniami klienta, komunikacja była regularna i konstruktywna, a wyniki raportowane cyklicznie.
2. Regularne raportowanie umożliwia dopasowanie działań do bieżącej sytuacji
ZamawiającyInformacja dla zamawiającego.Regularna ocena postępów
Zamawiający powinien prowadzić regularną ocenę postępów projektu, sprawdzając, czy działania Agencji są zgodne z ustaleniami i przyczyniają się do realizacji wyznaczonych celów. Umożliwia to także weryfikację, czy zaplanowany SOW jest wystarczający i dobrze dopasowany do potrzeb Zamawiającego, czy też wymaga zmiany.
AgencjaInformacja dla agencji.Raportowanie i dostosowywanie strategii
Agencja powinna regularnie raportować postępy i, w razie potrzeby, proponować zmiany w strategii działania, aby lepiej odpowiadać na dynamiczne potrzeby projektu i cele Zamawiającego.
-
Etap 1 Przygotowanie przetargu
Przygotowanie przetargu to fundamentalny etap, który pozwala zdefiniować ramy współpracy oraz oczekiwania obu stron. Precyzyjne określenie celów, budżetu i kryteriów oceny jest niezbędne, aby proces przebiegł sprawnie, a jego wyniki były satysfakcjonujące. Ważne, aby na tym etapie zdefiniować potrzeby oraz określić wymagania techniczne, oczekiwania jakościowe i ilościowe oraz ramy czasowe.
ZamawiającyAgencja-
Rzetelna preselekcja to oszczędność czasu
Informacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoAnaliza rynku dostawców i RFI
Zamawiający samodzielnie przeprowadza analizę rynku dostawców usług PR potrzebną do stworzenia listy potencjalnych partnerów (tzw. long list). W tym celu warto skorzystać z listy agencji członkowskich ZFPR dostępnej na naszej stronie. Do wybranych agencji wysyłane jest RFI, którego późniejsza analiza pozwoli przygotować Zamawiającemu short listę.Informacja dla agencji.Sprawdzenie możliwości współpracy i wyrażenie zainteresowania
Agencje zainteresowane współpracą uzupełniają RFI zgodnie z otrzymanym wzorem. Dokument ma na celu umożliwić Zamawiającemu wstępną weryfikację kondycji agencji, posiadanego doświadczenia, oferowanych usług i dostępnego zespołu, jak również upewnienia się, czy nie istnieją żadne przeciwwskazania do podjęcia współpracy – np. konflikt interesów.
-
Dobre przygotowanie wymaga czasu i zasobów po obu stronach
Informacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoPrzygotowanie dokumentacji przetargowej
Zamawiający jest odpowiedzialny za stworzenie pełnej dokumentacji przetargowej, która obejmuje zaproszenie do składania ofert, brief/specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz wzór umowy lub istotnych postanowień umowy (IPU). Dokumenty te powinny jasno określać m.in.:- Planowany zakres współpracy (Scope of Work);
- oczekiwania co do doświadczenia Agencji;
- niezbędne oświadczenia potwierdzające stabilną sytuację ekonomiczną Agencji;
- zasady udziału w postępowaniu, w tym terminy poszczególnych etapów.
- obiektywne kryteria oceny ofert.
W przypadku jeśli Zamawiający nie jest w stanie przygotować tych założeń samodzielnie, może zaprosić Agencje do dialogu technicznego.
Informacja dla agencji.Opracowanie oferty przetargowej
Agencje przygotowując ofertę przetargową powinny, uwzględnić odpowiedź na wszystkie wymagania określone przez Zamawiającego. Oferta zazwyczaj składa się z części handlowej (wyceny), dokumentów formalnych oraz prezentacji zadania. Materiały powinny być przesłane zgodnie z zasadami i w formie określonych w SIWZ oraz podpisane przez upoważnioną do reprezentacji Agencji osobę.
-
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Informacja dla zamawiającego.Podpisanie Non Disclosure Agreement
Zanim Zamawiający prześle wybranym agencjom szczegółowy brief/SIWZ, podpisuje z nimi umowę o zachowaniu poufności (NDA). Taki krok zapewnia, że wszystkie udostępnione w procesie przetargowym informacje pozostaną poufne i nie będą mogły być ujawnione osobom trzecim. Ważne, aby NDA był dwustronny, a kary umowne rozsądne, nieprzekraczające wysokości wartości projektu. NDA powinien być podpisany przez uprawnionych przedstawicieli obu strony procesu, także przez Zamawiającego.
Informacja dla agencji.Podpisanie Non Disclosure Agreement
Zanim Zamawiający prześle wybranym agencjom szczegółowy brief/SIWZ, podpisuje z nimi umowę o zachowaniu poufności (NDA). Taki krok zapewnia, że wszystkie udostępnione w procesie przetargowym informacje pozostaną poufne i nie będą mogły być ujawnione osobom trzecim. Ważne, aby NDA był dwustronny, a kary umowne rozsądne, nieprzekraczające wysokości wartości projektu. NDA powinien być podpisany przez uprawnionych przedstawicieli obu strony procesu, także przez Zamawiającego.
-
Transparentność buduje zaufanie
Informacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoOkreślenie celów, budżetu i harmonogramu
Zamawiający przesyła brief/SIWZ do Agencji, które podpisały NDA. Zamawiający powinien jasno sprecyzować cele biznesowe i komunikacyjne, które chce osiągnąć dzięki współpracy z Agencją PR. Kluczowe jest również określenie budżetu, który będzie przeznaczony na realizację projektu i/lub dokładnego zakresu działań i planowanych do osiągnięcia KPI. Do przetargu zaproszone są określone Agencje, np. wybrane w etapie preselekcji na podstawie RFI (warto poinformować, jaki był klucz doboru Agencji).Informacja dla agencji.Analiza wymagań i zaplanowanie pracy
Agencja powinna dokładnie przeanalizować dokumentację przetargową, aby w pełni zrozumieć oczekiwania Zamawiającego oraz zweryfikować czy posiada wszystkie niezbędne załączniki. Na tej podstawie należy ocenić, czy agencja spełnia niezbędne wymagania formalne określone w przetargu. Jeśli tak, może zacząć planować czas pracy nad prezentacją oraz zabezpieczyć zespół i środki, które będą potrzebne do przygotowania oferty i realizacji potencjalnej współpracy zgodnie z wymaganiami.
-
-
Etap 2 Proces przetargowy
Proces przetargowy to moment, w którym Agencje PR przygotowują oferty dopasowane do założeń projektu w oparciu o informacje, jakie pozyskały od Zamawiającego. Transparentność i rzetelna komunikacja na tym etapie są kluczowe dla zapewnienia sprawiedliwej konkurencji. Zamawiający powinni zadbać o to, aby każdy z oferentów miał dostęp do tych samych informacji oraz możliwość zadania pytań podczas debriefingu. Ważne jest, aby proces oceny ofert był oparty na obiektywnych kryteriach, a ocena była przeprowadzana w sposób rzetelny, z udziałem wszystkich członków komisji przetargowej.
ZamawiającyAgencja-
Czy podawać do publicznej informacji?
Informacja dla zamawiającego.Publikacja ogłoszenia
W przypadku jeśli przetarg ma charakter publiczny (reguluje go ustawa PZP) Zamawiający powinien opublikować ogłoszenie o przetargu na odpowiednich platformach oraz zapewnić wszystkim zaproszonym lub zainteresowanym Agencjom dostęp do pełnej dokumentacji. Ważne jest, aby proces był przejrzysty i zapewniał równe szanse wszystkim uczestnikom. Jeśli przetarg realizowany jest przez firmę komercyjną, jego publikacja jest opcjonalna lub wynika z wewnętrznych regulacji.
Informacja dla agencji.Wyszukiwanie postępowań przetargowych
W przypadku otwartych przetargów publicznych, informacje o aktualnych postępowaniach dostępne są na dedykowanych do tego platformach przetargowych. Informacji można szukać w:
- Biuletyn Informacji Publicznej – w przypadku postępowań krajowych.
- TED: tenders electronic daily – w przypadku postępowań unijnych.
-
Zadbajmy o precyzję i jednoznaczność
Informacja dla zamawiającego.Debriefing
Zorganizuj spotkania (online lub offline), podczas których Agencje mogą zadawać pytania dotyczące briefu/SIWZ, procesu oceny ofert lub innych aspektów przetargu. To doskonała okazja, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, że wszystkie Agencje mają pełne zrozumienie co do wymagań. Zadbaj, aby odpowiedzi na wszelkie pytania były jasno i szczegółowo udzielone wszystkim Agencjom, możesz je także udostępnić w formie pisemnej.
Informacja dla agencji.Zadawanie pytań
Agencja powinna aktywnie uczestniczyć w sesji debriefingowej, zadając pytania i wyjaśniając wszelkie wątpliwości dotyczące dokumentacji przetargowej. Dokładne zrozumienie oczekiwań Zamawiającego jest kluczowe do przygotowania oferty, która w pełni odpowiada na potrzeby projektu. Warto wyjaśnić wszelkie wątpliwości i potencjalne dwuznaczności.
-
Zapewnijmy naszą dostępność podczas procesu
Informacja dla zamawiającego.Dwustronna komunikacja
W trakcie przygotowywania przez Agencje ofert mogą pojawiać się dodatkowe wątpliwości związane z interpretacją dokumentów przetargowych. Warto więc umożliwić zadawanie pytań także po debriefingu,
w szczególności, że mogą one dotyczyć ewentualnych nieścisłości lub błędów w briefie i wymagać korekty ze strony Zamawiającego. Ważne, aby zasady i sposób komunikacji w trakcie procesu przetargowego zostały jasno określone i były takie same dla wszystkich uczestników (np. wyłącznie komunikacja mailowa).
W przypadku, jeśli okaże się, że doszło do pomyłki i konieczna jest zmiana jakiegoś elementu briefu, wówczas wszystkie biorące udział w przetargu Agencje powinny zostać o tym poinformowane, zaś termin składania ofert ewentualnie przedłużony, tak aby umożliwiał agencjom uwzględnienie nowych informacji w ofercie.Informacja dla agencji.Dwustronna komunikacja
W trakcie przygotowywania przez Agencje ofert mogą pojawiać się dodatkowe wątpliwości związane z interpretacją dokumentów przetargowych. Warto więc umożliwić zadawanie pytań także po debriefingu,
w szczególności, że mogą one dotyczyć ewentualnych nieścisłości lub błędów w briefie i wymagać korekty ze strony Zamawiającego. Ważne, aby zasady i sposób komunikacji w trakcie procesu przetargowego zostały jasno określone i były takie same dla wszystkich uczestników (np. wyłącznie komunikacja mailowa).
W przypadku, jeśli okaże się, że doszło do pomyłki i konieczna jest zmiana jakiegoś elementu briefu, wówczas wszystkie biorące udział w przetargu Agencje powinny zostać o tym poinformowane, zaś termin składania ofert ewentualnie przedłużony, tak aby umożliwiał agencjom uwzględnienie nowych informacji w ofercie. -
Wcześniejsza weryfikacja kierunków kreatywnych
Informacja dla zamawiającego.Zorganizuj Tissue meeting
W przypadku jeśli w ramach postępowania przetargowego zależy Ci także na rozwiązaniach kreatywnych rozważ organizację Tissue meetings przed ostatecznym terminem składania ofert. Jest to nieformalne i nieobowiązkowe spotkanie dla Agencji, podczas którego mogą one zaprezentować wstępne kierunki kreatywne i zapytać o Twoją opinię. Dzięki temu w ostatecznej ofercie Agencje mogą uwzględnić wyłącznie najlepsze i dopracowane propozycje, nie tracąc czasu i środków na pomysły, które nie zyskały Twojej przychylności.
Informacja dla agencji.Sprawdź swoje pomysły
Jeśli Zamawiający umożliwia udział w tissue meeting – skorzystaj z tej okazji. Podczas spotkania możesz sprawdzić kilka konceptów kreatywnych i zobaczyć, które z nich najbardziej spodobają się Klientowi. Dzięki temu przygotowując ostateczną ofertę, skoncentrujesz się tylko na dopracowaniu pozytywnie ocenionych pomysłach, nie tracąc czasu i środków na rozwiązania, które z jakiegoś powodu nie spodobały się Zamawiającemu. Spotkania tissue meeting odbywają się przed terminem składania ofert, co znaczy, że musisz zaplanować pracę tak, aby mieć wstępne pomysły opracowane wcześniej.
-
Prezentacja ofert i rzetelna ocena
Informacja dla zamawiającego.Plik dla zamawiającegoOcena ofert
Zamawiający dokonuje rzetelnej oceny wszystkich złożonych ofert, analizując je pod kątem zgodności z briefem/SIWZ oraz przyjętymi kryteriami oceny. Ważne jest, aby ocena była obiektywna i uwzględniała zarówno merytoryczne, jak i finansowe aspekty ofert. Warto aby komisja przetargowa oceniająca prezentacje składała się z kilku osób, w tym odpowiedzialnych za prowadzenie tej współpracy w przyszłości.
Informacja dla agencji.Prezentacja oferty
Agencja przystępuje do prezentacji swojej oferty przed komisją przetargową. Ważne jest, aby prezentacja była spójna, przekonująca i pokazywała wartość, jaką Agencja wniesie do projektu. Przygotuj się na pytania komisji i bądź gotowy do omówienia wszystkich najważniejszych aspektów oferty. Zadbaj, aby w spotkaniu uczestniczyły osoby odpowiedzialne za tę współpracę w przyszłości.
-
-
Etap 3 Wybór agencji
Wybór odpowiedniej Agencji PR to strategiczna decyzja, która powinna opierać się na dokładnej analizie ofert oraz wzajemnym zrozumieniu oczekiwań i możliwości. Kluczowe jest, aby proces ten był przejrzysty i zakończył się merytorycznym feedbackiem dla wszystkich uczestników. Każda Agencja, niezależnie od wyniku, powinna otrzymać informacje zwrotne, które pomogą jej zrozumieć mocne i słabe strony swojej oferty. Ponadto Zamawiający powinni rozważyć prowadzenie negocjacji z wybraną Agencją w sposób otwarty i partnerski, aby zapewnić optymalne warunki współpracy.
ZamawiającyAgencja-
Merytoryczny feedback rozwija branżę
Informacja dla zamawiającego.Informacja o wynikach przetargu
Zamawiający jest zobowiązany poinformować wszystkie Agencje, które wzięły udział w przetargu, o wyniku jaki uzyskały. Ważne jest, aby przekazać jasne i merytoryczne uzasadnienie decyzji tak w przypadku zwycięskiej jak i niewybranych ofert, wskazując zarówno na mocne, jak i słabe strony. O tym, która agencja zwyciężyła w przetargu lepiej oficjalnie poinformować już po podpisaniu umowy, gdy warunki zostały przez obie strony ostatecznie potwierdzone.
Informacja dla agencji.Feedback i negocjacje
Agencja, której oferta została wybrana, może przystąpić do negocjacji warunków umowy, mając na uwadze cele i wymagania klienta. W przypadku przegranej warto skorzystać z uzyskanego feedbacku, aby poprawić przyszłe oferty i zwiększyć szanse na sukces w kolejnych przetargach. Jeśli z jakiegoś powodu Agencja nie otrzymała informacji zwrotnej od Klienta, poproś o nią.
-
Sprawiedliwa wycena i dobre wdrożenie to inwestycja w jakościową współpracę
Informacja dla zamawiającego.Negocjacje i finalizacja umowy
Po wyłonieniu zwycięskiej Agencji Zamawiający może przystąpić do negocjacji warunków umowy, doprecyzowując szczegóły współpracy, harmonogram działań oraz warunki płatności. Pamiętaj jednak, że diametralna zmiana zakresu lub warunków współpracy wobec pierwotnie planowanych mogą prowadzić do obniżenia jakości usług albo sprawić, że Agencja zrezygnuje z kontraktu.Informacja dla agencji.Przygotowanie do wdrożenia projektu
Po zaakceptowaniu umowy Agencja przygotowuje szczegółowy plan wdrożenia projektu, obejmujący harmonogram, alokację zasobów oraz szczegółowe wytyczne dotyczące realizacji działań.
-
-
Etap 4 Rozpoczęcie współpracy
Po wyborze Agencji, istotne jest skuteczne wdrożenie projektu. Rekomenduje się, aby na etapie rozpoczęcia współpracy Zamawiający i Agencja ustalili szczegółowy harmonogram działań oraz jasno określili zasady komunikacji i akceptacji materiałów. Regularne spotkania i raportowanie postępów są niezbędne, aby móc monitorować realizację projektu i wprowadzać ewentualne korekty. Zaufanie i otwarty dialog między stronami to fundamenty, które zapewniają efektywne wdrożenie i realizację zaplanowanych działań PR.
ZamawiającyAgencja-
Partnerskie podejście napędza efektywność działań
Informacja dla zamawiającego.Zarządzanie współpracą
Zamawiający powinien ustalić harmonogram działań i zapewnić swoją dostępność i regularną komunikację z Agencją. Ważne jest monitorowanie postępów i wprowadzanie ewentualnych korekt na bieżąco, aby projekt realizowany był zgodnie z założeniami.
Informacja dla agencji.Realizacja projektu
Agencja przystępuje do realizacji projektu zgodnie z ustalonym harmonogramem i wytycznymi Zamawiającego. Bardzo ważne jest, aby wszystkie zadania były realizowane terminowo i zgodnie z oczekiwaniami klienta, komunikacja była regularna i konstruktywna, a wyniki raportowane cyklicznie.
-
Regularne raportowanie umożliwia dopasowanie działań do bieżącej sytuacji
Informacja dla zamawiającego.Regularna ocena postępów
Zamawiający powinien prowadzić regularną ocenę postępów projektu, sprawdzając, czy działania Agencji są zgodne z ustaleniami i przyczyniają się do realizacji wyznaczonych celów. Umożliwia to także weryfikację, czy zaplanowany SOW jest wystarczający i dobrze dopasowany do potrzeb Zamawiającego, czy też wymaga zmiany.
Informacja dla agencji.Raportowanie i dostosowywanie strategii
Agencja powinna regularnie raportować postępy i, w razie potrzeby, proponować zmiany w strategii działania, aby lepiej odpowiadać na dynamiczne potrzeby projektu i cele Zamawiającego.
-
