Przejdź do treści
Pobierz Raport
Pobierz Raport
Pobierz Raport

Czym jest Partnerski Przetarg?

„Partnerski PRzetarg” to inicjatywa Związku Firm Public Relations promująca najlepsze praktyki przetargowe w branży PR. Naszym celem jest edukacja w zakresie skutecznych i sprawiedliwych rozwiązań, jakie mogą być wykorzystywane w tym procesie oraz sprawienie, aby przetargi prowadzone w poszanowaniu czasu i pracy agencji jak również potrzeb klienta były standardem rynkowym.

Pobierz Raport Pobierz Raport

Dlaczego to tak ważne?

Dobrze przeprowadzony przetarg to coś więcej niż formalność – to pierwszy krok w budowaniu trwałych relacji opartych na zaufaniu i partnerstwie. Transparentność, jasna komunikacja i respektowanie zasad przetargowych przekładają się na lepsze zrozumienie oczekiwań, wyższą jakość współpracy, a co za tym idzie lepszą ochronę reputacji firm i marek. Stosowanie dobrych praktyk przetargowych jest inwestycją w profesjonalizm i długotrwałe relacje biznesowe, będące fundamentem PR, jak również wspiera uczciwą konkurencję i przyczynia się do osiągania lepszych rezultatów, niezwykle istotnych w branży komunikacyjnej, co propaguje także Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR w ramach inicjatywy skutecznyprzetarg.pl.

  • Partnerski przetarg

    Proces przetargowy, w którym Klient i Agencja PR traktują się jako partnerzy, wzmacniając wzajemne zaufanie i dążąc do wspólnych celów w trosce o reputację firm i marek.

  • Skuteczny przetarg

    Dobrze zaplanowany przetarg pozwala na optymalizację czasu i zasobów po obu stronach procesu oraz jego płynny przebieg co przekłada się na większe zaufanie pomiędzy stronami.

  • Efektywny przetarg

    Skuteczność przetargu w branży komunikacyjnej zależy od klarownych zasad, realistycznych terminów oraz respektowania zaangażowania obu stron w proces​.

  • Efektowny przetarg

    Dobrze przeprowadzony proces przetargowy zapewnia agencji odpowiedni czas i dostęp do informacji, które pozwalają wykorzystać potencjał kreatywny zespołu i opracować ciekawsze i przemyślane oferty.

  • 83%

    Agencji przeznacza 10-30% swojego czasu na przygotowanie ofert przetargowych

  • 79%

    Agencji uczestniczyło w źle przeprowadzonych przetargach w ciągu ostatniego roku

  • 68%

    Agencji ocenia, że nieprawidłowe przetargi stanowią ponad 30% wszystkich postępowań

  • 84%

    nieprawidłowych przetargów nie ma jasno określonego budżetu współpracy

  • 79%

    nieprawidłowych przetargów charakteryzuje się zbyt krótkimi terminami na przygotowanie oferty

  • 37%

    Agencji doświadczyło zerwania kontaktu przez Zamawiającego po złożeniu oferty

Postępowanie przetargowe

  • Przetarg zaczyna się od zdefiniowania potrzeb i celów oraz wyboru odpowiedniego trybu postępowania. Kluczowe jest przygotowanie przetargu w sposób transparentny i precyzyjny, co sprawia, że otrzymane oferty będą lepiej dopasowane, a ich sprawiedliwa ocena możliwa.

    • Przygotowanie przetargu rozpoczyna się od kompleksowego zrozumienia wymagań i potrzeb firmy oraz analizy celów, które chcesz osiągnąć poprzez współpracę z Agencją PR. Podstawowe działania to:

      • Określenie celów komunikacyjnych i biznesowych
        Zidentyfikuj cele, które chcesz osiągnąć poprzez działania PR. Czy chodzi o zwiększenie świadomości marki, wprowadzenie na rynek nowego produktu czy zarządzanie kryzysowe? Jasne określenie celów pomoże lepiej dopasować strategię PR do konkretnych potrzeb. Określ mierniki sukcesu. Tutaj znajdziesz przykładowe mierniki PR.
      • Określenie grupy docelowej
        Pomyśl o docelowej grupie odbiorców. Zastanów się kim są. Do kogo chcesz dotrzeć z komunikacją PR. Czy są to konsumenci, partnerzy biznesowi, inwestorzy czy media? Agencja może skuteczniej przygotować plan komunikacji, jeśli dobrze zrozumie grupę docelową, na której Ci zależy.
      • Określenie budżetu
        Budżet, jaki możesz przeznaczyć na współpracę z Agencją, jest niezbędny do realistycznego zaplanowania działań. Sprawdź, czy założenia finansowe są adekwatne do oczekiwań i skali projektu. Poziom budżetu możesz wcześniej oszacować przeprowadzając proste rozeznanie rynku.

    • Na wstępie warto przeprowadzić analizę rynku dostawców usług PR potrzebną do stworzenia listy potencjalnych partnerów (tzw. long list). W tym celu może pomóc lista agencji członkowskich ZFPR. Wybór odpowiedniego trybu przetargu zależy od specyfiki projektu i celów, jakie chcesz osiągnąć. Możesz zdecydować się na:

      • Przetarg otwarty
        Zaproszenie do składania ofert kierujesz do wielu Agencji. Jest to dobre rozwiązanie, gdy chcesz uzyskać szereg propozycji i porównać różne podejścia.
      • Przetarg ograniczony
        Zaproszenie do składania ofert wysyłasz do wyselekcjonowanej liczby Agencji, które zostały wstępnie zakwalifikowane na podstawie wcześniejszych doświadczeń lub rekomendacji. To podejście zwiększa efektywność porównania ofert. Zazwyczaj wybierane są wyspecjalizowane w danym obszarze agencje o określonych kompetencjach.
      • Zapytanie ofertowe (RFI)
        To rozwiązanie pozwala na wstępne rozeznanie rynku i możliwości Agencji przed formalnym przetargiem. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz się zorientować, jak Agencje podejdą do Twojego projektu bez zobowiązania się do wyboru jednej z nich. Tutaj znajdziesz wzór zapytania ofertowego.
      • Zapytanie o wycenę (RFQ)
        Zapytanie o wycenę kierujesz do Agencji, które już wykazały się odpowiednimi kwalifikacjami, pozwala Ci skupić się na kosztach realizacji projektu. To podejście jest efektywne, gdy istotnym czynnikiem Twojego wyboru jest cena i posiadasz dokładnie doprecyzowany i skwantyfikowany zakres działań.

    • Dokumentacja przetargowa powinna być kompleksowa i zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby Agencje mogły przygotować precyzyjne i odpowiednie oferty:

      • Zaproszenie do składania ofert
        Dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje o Twojej firmie, przedmiocie zamówienia, oczekiwaniach wobec Agencji, kryteriach oceny ofert oraz terminach. Jasno określ, jakie informacje są dla Ciebie najważniejsze i na co będziesz zwracać największą uwagę przy ocenie ofert.
      • Stworzenie briefu dla Agencji
        Przygotuj kompleksowy brief (w przetargach publicznych jest to Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia), który będzie zawierał wszystkie niezbędne informacje, takie jak cele projektu, oczekiwania wobec Agencji, najważniejsze wskaźniki sukcesu (KPI), kryteria oceny ofert, wymagania formalne i terminowe oraz szczegółowe oczekiwania dotyczące realizacji. Brief/SIWZ powinien być jasny i precyzyjny, aby Agencja mogła na jego podstawie przygotować najlepszą ofertę odpowiadającą na Twoje potrzeby. Tutaj znajdziesz przykładowy brief.
      • Wzór umowy
        Dołącz do dokumentacji wzór umowy lub Istotne Postanowienia Umowy (IPU), które określą warunki Twojej współpracy z wybraną agencją. Dzięki temu Agencje będą mogły lepiej zrozumieć Twoje oczekiwania dotyczące realizacji projektu oraz zasady, które będą Was obowiązywać w trakcie współpracy. Agencje powinny mieć możliwość zgłaszania swoich uwag do dokumentu, które będą uzgadniane w dalszym etapie postępowania.
Zobacz więcej

Dobre praktyki

Najlepsze praktyki i narzędzia przetargowe, które mają także zastosowanie w zamówieniach na usługi PR, zostały zdefiniowane w Białej Księdze branży komunikacji marketingowej. Ponadto na podstawie badania przeprowadzonego przez ZFPR zidentyfikowano pięć kluczowych obszarów stanowiących fundament partnerskiego przetargu.

Jasno określone kryteria wyboru, budżet i zakres prac od samego początku procesu.

Proces przetargowy powinien być przejrzysty. Dobrze, aby Zamawiający już na etapie zaproszenia do przetargu przekazywali precyzyjne informacje dotyczące kryteriów oceny, oczekiwań wobec Agencji oraz szacowanego budżetu współpracy (lub jego widełek).

Zobacz więcej

Co mówią eksperci?

Biznes oparty na partnerstwie i zasadzie wzajemności przekłada się na zaangażowanie, a tym samym na rozwój i wysokie wyniki współpracy. Wzajemny szacunek i podmiotowość w relacjach buduje postawę zaufania i w jednoznaczny sposób wypiera z rynkowych praktyk traktowanie agencji PR jako szeregowego dostawcy lub wykonawcy usług biznesowych. Autorskie strategie, lojalna postawa i zaufanie charakteryzują partnerstwo, co oznacza współpracę na równych zasadach oraz dążenie do osiągnięcia wspólnego celu. Klienci oczekują dziś, aby agencja PR w oparciu o dialog i autorskie projekty generowała innowacyjne rozwiązania, przekładające się tym samym na efektywne działania. Firmy traktujące agencje PR jako swoich Partnerów od samego początku, czyli procesu przetargowego, osiągają lepsze efekty, a klienci stają się ich beneficjentami

Bartłomiej Kędzierski

Managing Partner Weber Shandwick

Doświadczenia przetargowe agencji PR wskazują, że dobra znajomość branży, cena oraz doświadczenie zespołu decydują o wygraniu przetargu. Tuż za podium znajduje się merytoryka prezentowanej oferty, mimo iż przynosi ona największe korzyści zarówno dla klienta, jak i agencji. Przed naszą branżą stoi ogromne wyzwanie: konsekwentne konstruowanie wycen pozwalających na godne wynagradzanie pracowników oraz spokojne i bezpieczne funkcjonowanie agencji. Dobrym narzędziem jest badanie płac ZFPR, które co roku przedstawia uśredniony cennik – trzymajmy się go.

Anna Simon

CEO K+PR

Warto pamiętać, że paliwem dla agencji jest nie tylko dobry i pełny pod kątem merytorycznym brief oraz trzymanie się ustalonych zasad przetargowych. Równie ważne są czynniki miękkie, w tym szacunek do ludzi i ich pracy, zaangażowanie na etapie udzielania odpowiedzi, elastyczność w kontekście wyboru terminu na spotkanie czy wreszcie obecność na nim osób decyzyjnych i skupienie na prezentowanych treściach. Szczególnie mocno niedocenioną formułą przy przetargach bywa tradycyjne spotkanie na żywo, które jest najlepszym sposobem sprawdzenia „chemii” pomiędzy zespołami klienta i agencji, zarysowując realną perspektywę, jak może wyglądać codzienna praca. Jeśli nie uda się wygrać przetargu, to poza rejection fee, rzeczowy feedback ze szczerym wskazaniem dobrych i słabych stron, jest dla agencji i członków zespołu kluczowy, by mieć poczucie, że praca nie poszła na marne i by kolejne zapytanie od klienta powitali z podobnym entuzjazmem.

Agnieszka Bacińska

Prezeska Zarządu Walk PR

Public relations to nie reklama. Obie branże mają wiele wspólnego, lecz każda z nich posiada unikalny charakter. Sam PR jest niezwykle złożony, co powoduje, że zakres potencjalnej współpracy będzie w dużej mierze determinował tryb przetargu, jak i kryteria wyboru agencji PR. Jako Związek Firm Public Relations, działając w oparciu o Białą Księgę Branży Komunikacji Marketingowej i jednocześnie mając na uwadze specyfikę usług PR postanowiliśmy przyjrzeć się procesowi przetargowemu w naszej branży. Naszym celem jest uczynienie tego procesu bardziej efektywnym. Wierzymy, że wzajemne zrozumienie potrzeb i oczekiwań oraz szacunek pomiędzy Klientem i Agencją są kluczowe, aby rozpocząć oraz prowadzić owocną współpracę.

Daria Tworek

Managing Partner Publicis Consultants Wiceprezeska ZFPR

Agencje ZFPR